Prakiraan bergulir bukanlah hal baru, tetapi perlu saya sampaikan bahwa sebagian besar hotel tidak menggunakannya, padahal seharusnya mereka menggunakannya. Prakiraan bergulir adalah alat yang sangat berguna dan benar-benar bernilai emas. Meskipun demikian, prakiraan bergulir tidak terlalu berpengaruh, tetapi begitu Anda mulai menggunakannya, prakiraan bergulir menjadi alat penting yang wajib Anda miliki setiap bulan, dan dampak serta pentingnya prakiraan bergulir biasanya semakin terasa di beberapa bulan terakhir setiap tahun. Layaknya plot dalam misteri yang bagus, prakiraan bergulir bisa berubah secara tiba-tiba dan menghasilkan akhir yang tak terduga.
Untuk memulai, kita perlu mendefinisikan cara kita membuat prakiraan bergulir dan menunjukkan praktik terbaik dalam pembuatannya. Kemudian, kita ingin memahami bagaimana kita mengomunikasikan temuannya, dan terakhir, kita ingin melihat bagaimana kita dapat menggunakannya untuk mengubah arah keuangan, yang sekali lagi memberi kita kesempatan untuk mencapai angka-angka kita.
Pada awalnya, anggaran harus ada. Tanpa anggaran, kita tidak bisa memiliki prakiraan yang berkelanjutan. Anggaran hotel 12 bulan yang terperinci disusun oleh manajer departemen, dikonsolidasikan oleh pemimpin keuangan, dan disetujui oleh merek dan manajemen. Kedengarannya memang mudah dan sederhana, tetapi kenyataannya tidak mudah. Baca blog sampingan tentang mengapa penyusunan anggaran membutuhkan waktu yang "sangat lama".
Setelah anggaran disetujui, anggaran tersebut akan terkunci permanen dan tidak ada perubahan yang diizinkan. Anggaran tersebut akan tetap sama selamanya, hampir seperti mammoth berbulu dari zaman es yang telah lama terlupakan, tidak akan pernah berubah. Itulah peran ramalan bergulir. Setelah memasuki tahun baru atau di penghujung Desember, tergantung pada jadwal merek Anda, Anda akan meramalkan bulan Januari, Februari, dan Maret.
Dasar untuk prakiraan 30, 60, dan 90 hari tentu saja adalah anggaran, tetapi sekarang kita melihat kondisi di depan kita jauh lebih jelas daripada saat kita menulis anggaran pada, katakanlah, Agustus/September. Kita sekarang melihat ruangan-ruangan yang dipesan, kecepatannya, kelompok-kelompoknya, dan tugas yang ada adalah memperkirakan setiap bulan sebaik mungkin sambil tetap menjadikan anggaran sebagai pembanding. Kita juga membandingkannya dengan bulan-bulan yang sama tahun lalu sebagai perbandingan yang bermakna.
Berikut contoh bagaimana kami menggunakan prakiraan bergulir. Katakanlah kami menganggarkan REVPAR di bulan Januari sebesar $150, Februari $140, dan Maret $165. Prakiraan terbaru menunjukkan kami hampir mencapai target, tetapi masih tertinggal. REVPAR di bulan Januari sebesar $130, Februari $125, dan Maret $170. Hasil ini beragam dibandingkan dengan anggaran, tetapi jelas kami tertinggal dalam hal kecepatan dan gambaran pendapatan tidak bagus. Jadi, apa yang harus kita lakukan sekarang?
Sekarang kita berputar dan fokus permainan beralih dari pendapatan ke GOP. Apa yang bisa kita lakukan untuk mengurangi kerugian laba di kuartal pertama mengingat perkiraan penurunan pendapatan dibandingkan anggaran? Apa yang bisa kita tunda, kurangi, dan hilangkan dalam operasional kita terkait penggajian dan pengeluaran di Q1 yang akan membantu kita mengurangi kerugian tanpa merugikan pasien? Bagian terakhir itu krusial. Kita perlu tahu secara detail apa yang bisa kita lakukan untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi tanpa membuatnya meledak di depan mata kita.
Itulah gambaran yang ingin kami ciptakan dan kelola. Bagaimana kami bisa menjaga agar semuanya tetap konsisten semaksimal mungkin pada laba bersih, meskipun laba bersih tidak terwujud seperti yang kami rencanakan dalam anggaran? Setiap bulan, kami memantau dan menyesuaikan pengeluaran kami semaksimal mungkin. Dalam skenario ini, kami hanya ingin keluar dari Q1 dengan sebagian besar kondisi keuangan kami masih prima. Itulah perkiraan bergulir yang sedang berjalan.
Setiap bulan, kami memperbarui gambaran 30, 60, dan 90 hari ke depan, dan pada saat yang sama, kami mengisi kembali "bulan-bulan sebenarnya" sehingga kami memiliki pandangan yang terus meningkat terhadap cakrawala menuju tujuan akhir – anggaran GOP akhir tahun.
Mari kita gunakan prakiraan bulan April sebagai contoh selanjutnya. Sekarang kita memiliki data aktual untuk Januari, Februari, dan Maret! Saya sekarang melihat angka YTD per Maret dan kita tertinggal dalam pendapatan dan GOP dibandingkan anggaran, ditambah prakiraan terbaru untuk 3 bulan ke depan dan akhirnya angka yang dianggarkan untuk 6 bulan terakhir. Sementara itu, saya terus memperhatikan hadiahnya – akhir tahun. Prakiraan untuk April dan Mei kuat, tetapi Juni lemah, dan musim panas masih terlalu jauh untuk terlalu bersemangat. Saya menggunakan angka prakiraan terbaru saya untuk April dan Mei, dan saya melihat di mana saya dapat menutupi beberapa kelemahan Q1. Saya juga fokus pada Juni, apa yang bisa kita tutup dan ukuran yang tepat sehingga kita dapat melewati paruh pertama tahun ini sesuai atau sangat dekat dengan anggaran GOP.
Setiap bulan, kami merealisasikan bulan berikutnya dan menulis prakiraan kami. Proses ini kami ikuti sepanjang tahun.
Mari kita gunakan prakiraan bulan September sebagai contoh berikutnya. Saya sudah memiliki hasil YTD bulan Agustus dan gambaran untuk bulan September cukup solid, tetapi Oktober dan terutama November masih jauh tertinggal, terutama dengan kecepatan grup. Di sinilah saya ingin mengerahkan pasukan. Anggaran Partai Republik kita per 31 Agustus sangat ketat. Saya tidak ingin kalah dalam pertandingan ini di 4 bulan terakhir tahun ini. Saya mengerahkan seluruh kemampuan tim penjualan dan manajemen pendapatan saya. Kita perlu meluncurkan produk-produk khusus di pasar untuk menutupi gambaran grup yang kurang memuaskan. Kita perlu memastikan fokus jangka pendek kita terfokus. Apa yang bisa kita lakukan untuk memaksimalkan pendapatan dan meminimalkan pengeluaran?
Ini bukan ilmu roket, tapi begitulah cara kami mengelola anggaran. Kami menggunakan prakiraan bergulir agar sedekat mungkin dengan GOP akhir tahun yang dianggarkan. Ketika tertinggal, kami fokus pada manajemen pengeluaran dan ide-ide pendapatan. Ketika unggul, kami fokus pada memaksimalkan aliran dana.
Setiap bulan hingga prakiraan bulan Desember, kami melakukan hal yang sama dengan prakiraan dan anggaran bergulir kami. Begitulah cara kami mengelola secara efektif. Dan omong-omong, kami tidak pernah menyerah. Beberapa bulan yang buruk tentu berarti ada bulan yang baik di depan. Saya selalu berkata, "Mengelola anggaran itu seperti bermain bisbol."
Nantikan tulisan berjudul "Smoke and Mirrors" yang akan membahas cara menjanjikan hasil akhir tahun dengan lebih sedikit namun memberikan hasil yang lebih banyak dan mengisi lemari Anda secara bersamaan.
Di Hotel Financial Coach, saya membantu para pemimpin dan tim hotel dengan pelatihan kepemimpinan keuangan, webinar, dan lokakarya. Mempelajari dan menerapkan keterampilan kepemimpinan keuangan yang diperlukan adalah jalur cepat menuju kesuksesan karier yang lebih besar dan peningkatan kesejahteraan pribadi. Saya secara signifikan meningkatkan hasil individu dan tim dengan imbal hasil investasi yang terbukti.
Hubungi atau tulis hari ini dan atur diskusi gratis tentang bagaimana Anda dapat menciptakan tim kepemimpinan yang terlibat secara finansial di hotel Anda.
Waktu posting: 13-Sep-2024
